PROTECȚIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL LA UNIVERSITATEA DANUBIUS

Universitatea  Danubius, promotor al procesului de cunoaștere și învățare continuă pe tot parcursul vieții, se angajează să ofere personalului, studenților și colaboratorilor experiențe unice de învățare, cercetare și dezvoltare prin menținerea unui mediu educațional deschis și stimulativ precum și pentru un schimb constant de valori și idei pentru membrii comunității academice.

În cadrul procesului educațional și în cadrul procesului de cercetare, Universitatea Danubius prelucrează, în calitate de operator, date cu caracter personal. Protecția datelor cu caracter personal reprezintă nu numai o obligație legală ci și un angajament pentru valorile europene și drepturile fundamentale ale persoanelor vizate indiferent de calitatea acestor persoane(personal angajat, colaborator, student, profesor, invitat, vizitator etc.)sau de modul în care se realizează interacțiunea cu Universitatea  Danubius.

În scopul îndeplinirii obligațiilor legale și pentru a asigura securitatea datelor cu caracter personal, depunem eforturi constante pentru a ne asigura că un sistem sigur de prelucrare a datelor este implementat, monitorizat continuu și adaptat permanent pentru a face față amenințărilor  în continuă expansiune.

Pentru a asigura transparența acestui sistem, vă punem la dispoziție informațiile esențiale cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal în cadrul Universității Danubius.

În situația în care oricare dintre informațiile aduse la cunoștință publică necesită clarificări sau dacă sunt necesare informații suplimentare, vă invităm să ne contactați la următoarea adresă de poștă electronică: gdpr@univ-danubius.ro. Vă asigurăm că depunem toate diligențele necesare pentru ca un răspuns edificator să vă fie furnizat cu celeritate.

 

În conformitate cu dispozițiile Regulamentului general privind protecția datelor cu caracter personal(în continuare RGPD)[1], Universitatea Danubius, este responsabilă de aplicarea principiilor prelucrării datelor  cu caracter personal după cum urmează:

  • Legalitate, echitate și transparențădatele sunt prelucrate în mod legal, echitabil şi transparent faţă de persoana vizată. Pentru a ne asigura că respectăm acest principiu documentăm procesele de prelucrare a datelor și notificăm persoana vizată cu privire la datele prelucrate și condițiile specifice ale procesului de prelucrare.
  • Principiul limitării legate de scop – datele pe care le prelucrăm sunt colectate în scopuri determinate, explicite şi legitime şi nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri; prelucrarea ulterioară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare ştiinţifică sau istorică ori în scopuri statistice nu este considerată incompatibilă cu scopurile iniţiale. Ne asigurăm astfel că informăm persoana vizată despre scopul concret al fiecărei operațiuni de prelucrare și nu inițiem procese de prelucrare incompatibile  cu scopul declarat.
  • Principiul reducerii la minimum a datelor – la momentul colectării datelor cu caracter personal ne asigurăm că nu solicităm mai multe date decât este necesar prin raportare la scopul operațiunii de prelucrare.
  • Principiul exactității – depunem toate diligențele pentru a ne asigura că prelucrăm doar date exacte și menținem și îmbunătățim constant procesele de verificare și actualizare a datelor.
  • Principiul limitării legate de stocare – nu menținem pe termen nedefinit datele cu caracter personal, stabilim perioadele pentru care datele sunt necesare pentru realizarea operațiunilor de prelucrare.
  • Principiul integrității și confidențialității – îmbunătățim constant securitatea sistemelor de prelucrare a datelor și ne angajăm să adoptăm măsurile tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura confidențialitatea datelor prelucrate.

Universitatea Danubius  menține o evidență a măsurilor de securitate a datelor și o evidență a activităților de prelucrare. O încălcare a protecției datelor necesită raportarea la Autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal în cel mult 72 de ore de la descoperirea încălcării.

Exercitarea drepturilor persoanelor vizate în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal nu este condiționată de îndeplinirea vreunei formalități. Cu toate acestea, Universitatea Danubius pune la dispoziția persoanelor vizate-formulare pentru cererile în legătură cu exercitarea acestor drepturi. Completarea acestor formulare nu este obligatorie însă permite rezolvarea solicitării cu celeritate. Toate solicitările privind exercitarea drepturilor în legătură cu prelucrarea datelor sunt procesate cu maximă diligență și celeritate pentru ca un răspuns să fie furnizat în cel mai scurt timp, nu  mai mult de 30 de zile de la data transmiterii. În anumite situații deosebite, unele solicitări pot fi rezolvate și cu depășirea termenului de 30  de zile, petentului fiindu-i comunicate motivele unei astfel de prelungiri a termenului de răspuns.

Respectarea regulilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal și a măsurilor tehnice și organizatorice reprezintă o obligație de serviciu și o responsabilitate pentru toți membrii comunității academice Danubius.

 

CONDIȚIILE DE LEGALITATE A PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

 

Operațiunile de prelucrare a datelor cu caracter personal în cadrul Universității Danubius, trebuie să îndeplinească cel puțin una dintre următoarele condiții:

  • Existența unui consimțământ valabil exprimat;
  • Prelucrarea este necesară pentru încheierea sau executarea unui contract la care persoana vizată este parte(contracte de studii);
  • Prelucrarea este necesară pentru a proteja interese vitale ale persoanei vizate;
  • Prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini realizate în interes public;
  • Prelucrarea este necesară pentru interesele legitime ale operatorului;

 

CATEGORII SPECIALE DE DATE

 

Prin categorii speciale de date se desemnează  acele date care dezvăluie originea  rasială  sau etnică, opiniile politice, confesiunea religioasă sau convingerile filozofice ori apartenența la sindicate și prelucrarea de date  genetice, biometrice pentru identificarea  unică a unei persoane fizice, date privind sănătatea sau date privind viața sau orientarea sexuală a unei persoane. Prelucrarea unor astfel de date este în mod general interzisă cu excepția situațiilor în care există o obligație  legală  pentru prelucrare( de ex. prelucrarea datelor privind starea de sănătate în scopuri legate de medicina muncii). La inițierea oricărei astfel de operațiuni de prelucrare va fi solicitat avizul responsabilului cu protecția datelor.

 

CONSIMȚĂMÂNTUL PENTRU PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

 

Pentru operațiunile de prelucrare a datelor care implică un consimțământ al dumneavoastră(în situațiile în care nu este aplicabilă o altă bază legală) veți  fi  informat/ă în mod complet cu privire la prelucrarea datelor. Dacă veți aprecia că sunt necesare orice clarificări cu privire la nota de informare ce vă este comunicată-chiar dacă sunt depuse toate diligențele ca informația să vă fie furnizată într-un limbaj concis, clar și simplu, vă invităm să ne scrieți la adresa de email: gdpr@univ-danubius.ro.

Ne dorim ca exprimarea consimțământului dumneavoastră să respecte toate condițiile legale, mai concret, să reprezinte o indicație liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a dorinței dumneavoastră, prin care cu o acțiune afirmativă clară sau cu o declarație indicați faptul că sunteți de acord cu prelucrarea datelor care vă vizează. Universitatea Danubius nu acceptă exprimarea consimțământului la prelucrarea datelor prin căsuțe prebifate și nu consideră inactivitatea/lipsa răspunsului dumneavoastră ca reprezentând un consimțământ valabil exprimat. Consimțământul dumneavoastră poate fi retras în orice moment. Într-o astfel de situație, Universitatea Danubius va înceta prelucrarea datelor bazată pe consimțământ. Operațiunile de prelucrare a datelor de până la data retragerii consimțământului rămân valabile, nefiind afectată legalitatea acestora.

 

PRELUCRĂRI DE DATE CU CARACTER PERSONAL ÎN BAZA INTERESULUI LEGITIM AL UNIVERSITĂȚII DANUBIUS

 

Pentru operațiunile de prelucrare a datelor în baza interesului legitim al operatorului(Universității Danubius), în toate cazurile, este necesară o evaluare a interesului legitim cu avizul responsabilului pentru protecția datelor.  Ne asigurăm astfel că este respectată condiția ca interesele, drepturile și libertățile dumneavoastră să nu prevaleze având în vedere așteptările dumneavoastră rezonabile și ținând cont de relația pe care o aveți cu Universitatea Danubius. Cu titlu exemplificativ pentru prelucrarea datelor  cu caracter personal în baza interesului legitim enumerăm: prelucrarea datelor membrilor comunității academice pentru promovarea Universității Danubius, prelucrarea datelor pentru a preveni frauda sau pentru implementarea măsurilor de securizare a infrastructurii informatice sau a informațiilor etc.

 

DATE CU CARACTER PERSONAL ȘI SCOPURILE PRELUCRĂRII

În funcție de calitatea dumneavoastră(angajat, colaborator, student etc.) în care interacționați cu mediul academic al  Universității Danubius, datele cu caracter personal pot varia în raport cu scopurile prelucrării. Informațiile complete privind prelucrarea datelor se regăsesc în nota de informare privind prelucrarea datelor, document ce vă este pus la dispoziție anterior momentului colectării datelor.

Datele cu caracter personal utilizate în mod frecvent în activitatea curentă a Universității Danubius se referă la:

  • Date de identificare: numele, prenumele, data nașterii, codul numeric personal(CNP), datele din Cartea de identitate
  • Date de contact:adresa de corespondență, număr de telefon, adresă de poștă electronică
  • Date financiare-în cazul efectării plăților
  • Semnătură și fotografia din documentele de identitate
  • Date privind pregătirea profesională(date din CV sau acte de studii)
  • Date puse la dispoziție de dumneavoastră cu ocazia solicitărilor transmise Universității
  • Date din înregistrările video atunci când vizitați sediul sau spațiile Universității Danubius

Scopurile prelucrării  datelor cu caracter personal pot fi diferite în funcție de calitatea dumneavoastră dar se află în legătură directă  cu scopul principal-procesul educațional și de cercetare al operatorului. Detalierea scopului fiecărei operațiuni de prelucrare a datelor se regăsește în nota de informare.

 

DREPTURILE DUMNEAVOASTRĂ ÎN LEGĂTURĂ CU PRELUCRAREA DATELOR

 

Legislația aplicabilă prelucrării datelor cu caracter personal conferă persoanelor vizate o serie de drepturi în legătură cu prelucrarea și condițiile prelucrării. Orice persoană vizată poate adresa Universității Danubius o cerere de exercitare a acestor drepturi iar Universitatea  Danubius are obligația legală de a răspunde acestor solicitări. Informațiile sunt  oferite în mod gratuit. Beneficiați astfel de următoarele drepturi în legătură cu prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal:

  • Drept de acces – prin care puteți obține o confirmare a prelucrării datelor dumneavoastră cu caracter personal;
  • Drept de obiecție asupra prelucrării datelor-prin care vă puteți opune prelucrării datelor formulând obiecții asupra operațiunii de prelucrare;
  • Drept de ștergere-prin care puteți solicita, cu îndeplinirea condițiilor legale, ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal(acest drept se aplică în situația în care datele nu mai sunt necesare în scopul pentru care au fost colectate sau dacă există o retragere a consimțământului dumneavoastră pentru acele operațiuni de prelucrare ce se întemeiază pe acest temei legal);
  • Drept de restricționare a prelucrării- prin care puteți restrânge, cu îndeplinirea condițiilor legale, prelucrarea datelor cu caracter personal;
  • Drepturi în legătură cu deciziile și profilarea automată- aceste drepturi se referă la decizii sau profilări cu  caracater automat ce ar putea  avea ca rezultat  efecte semnificative asupra unei persoane;
  • Drept de rectificare-prin care puteți solicita corectarea anumitor date sau completarea anumitor date incomplete
  • Drept de portabilitate – prin care puteți solicita, pentru datele prelucrate prin mijloace automate, în temeiul consimțământului sau contractului, ca informațiile să fie furnizate într-o formă structurată, utilizată în mod frecvent și care poate fi decriptată automat prin intermediul unui program informatic pentru  a fi posibilă  transmiterea acestora către un alt operator;
  • Dreptul de a retrage în orice moment consimțământul acordat pentru prelucrarea datelor

Toate solicitările dumneavoastră pot fi formulate prin depunerea unei cereri scrise, utilizând modelul de cerere pe care îl aveți disponibil pe acest website sau utilizând orice alt format. Pentru a putea răspunde solicitărilor este foarte important  să precizați adresa de corespodență. Răspunsul la solicitările dumneavoastră va fi transmis în format electronic în cel mult 30 de zile de la data recepționării cu excepția situațiilor în care sunt îndeplinite condițiile legale pentru ca acest termen să poată fi depășit. În toate cazurile, veți primi un răspuns cu informații detaliate despre o astfel de prelungire.

În conformitate cu dispozițiile legale, în anumite situații, Universitatea  Danubius va putea să nu acționeze conform solicitărilor dumneavoastră-în special în situațiile în care aceste solicitări au un caracter excesiv, repetitiv sau nefondat.

Dacă apreciați că prelucrarea datelor cu caracter personal nu respectă condițiile legale, aveți posibilitatea de a vă adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal(ANSPDCP) Bdul G-ral. Gheorghe Magheru nr.28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București România, telefon:+40318059211//+40318059212, adresă de poștă electronica-anspdcp@dataprotection.ro.

 

TRANSFERUL DATELOR

Pentru situațiile în care, într-o operațiune de prelucrare a datelor, Universitatea Danubius recurge la persoane împuternicite, este necesar să se recurgă doar la acele persoane împuternicite care oferă garanții suficiente pentru punerea în aplicare a unor  măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru ca obligațiile legale privind prelucrarea și respectarea drepturilor dumneavoastră să fie asigurate.

Dacă prelucrarea datelor se realizează în asociere cu alți operatori, contractul încheiat cu aceștia va conține clauze speciale privind responsabilitățile fiecărei părți în ceea ce privește respectarea dispozițiilor legale ale prelucrării datelor și în mod special modul de exercitare a drepturilor dumneavoastră. Vă informăm că într-o astfel de situație a prelucrării, dumneavoastră vă puteți exercita drepturile privind datele cu caracter personal la oricare dintre operatori.

Ca regulă generală, datele nu sunt transmise unor terți însă există și situații în care o astfel de operațiune poate fi efectuată cu respectarea unor condiții suplimentare(există o obligație  legală, transferul vizează o activitate esențială a Universității Danubius, există un consimțământ al dumneavoastră în calitate de persoană vizată și informările corespunzătoare).

Transferurile de date către o  țară terță sunt posibile atunci când Comisia Europeană a decis că acea țară terță sau organizație internațională asigură un nivel de protecție adecvat. În absența unei astfel de decizii, Universitatea Danubius poate efectua un transfer de date doar dacă operatorul/persoana împuternicită a oferit  garanții adecvate și doar dacă  există căi de atac eficiente pentru persoanele vizate.

 

INSTRUIREA ANGAJAȚILOR

 

Personalul Universității Danubius este instruit constant cu privire la regulile de protecție a datelor cu caracter personal. Instruirile, informările și recomandările responsabilului cu protecția datelor au  rolul de a întări și dezvolta permanent cultura organizațională în domeniul prelucrării și protecției datelor.

 

SOLICITĂRI CONFORM LEGII PRIVIND LIBERUL ACCES LA INFORMAȚII DE INTERES PUBLIC – LEGEA NR.544/2001

 

În conformitate cu dispozițiile Legii nr. 544/2001,art.12-se exceptează de la liberul  acces al cetățenilor informațiile cu privire la datele personale.

 

PRELUCRAREA DATELOR  ÎN CADRUL PROIECTELOR  DE CERCETARE

 

Suplimentar față de condițiile legale privind prelucrarea datelor cu caracter personal, cercetarea care utilizează date personale trebuie realizată în acord cu procedurile interne, de etică, adoptate de Universitatea Danubius. În toate cazurile, o notă de informare specifică este necesară și este furnizată tuturor persoanelor vizate de activitatea de cercetare.

 

PRELUCAREA DATELOR ÎN CADRUL EVENIMENTELOR  ORGANIZATE DE UNIVERSITATEA DANUBIUS

 

Toți participanții la evenimentele organizate de Universitatea Danubius sunt informați în mod corespunzător de prelucrarea datelor cu caracter personal. Informarea se realizează anterior desfășurării evenimentului și cu ocazia anunțurilor de promovare.

 

SUPRAVEGHEREA VIDEO

 

Dacă vă aflați la sediul Universității Danubius sau în alte locații în care se desfășoară activitatea Universității, vă informăm  că, în conformitate cu dispozițiile Legii nr.333/2003 privind paza obiectivelor, bunurilor, valorilor și protecția persoanelor precum și H.G. nr.301/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a Legii nr.333/2003, există instalate sisteme de supraveghere video pentru prevenirea, descurajarea, gestionarea iar în caz de necesitate verificarea incidentelor privind siguranța și securitatea obiectivului. Acesta este unicul scop al prelucrării datelor. Nu există alte operațiuni de prelucrare a datelor care să implice imaginile preluate de camerele CCTV.

 

RESPONSABILUL CU PROTECȚIA DATELOR

 

Universitatea Danubius are desemnat responsabil cu protecția datelor ce poate fi contactat la adresa sediului din Galați, Bdul Galați, nr.3, județ Galați, cod poștal 800654 sau la adresa de poștă electronică – gdpr@univ-danubius.ro.

 

[1] REGULAMENT nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor)

© 2022 Danubius University. All Rights Reserved.